Nhân viên tư vấn du học là gì? Nhân viên tư vấn du học thường làm những công việc gì? Ngành nghề tư vấn du học có những cơ hội phát triển nào? Những thông tin xoay quanh vị trí nhân viên tư vấn du học sẽ được chúng tôi tổng hợp qua bài viết sau đây.

Kinh nghiệm làm tư vấn du học

Nhân viên tư vấn du học là gì?

Những người hoạt động trong lĩnh vực tư vấn du học được gọi là “Educational Counsellors” trong tiếng Anh. Họ là những chuyên viên tư vấn du học trực tiếp tại các công ty, trung tâm hoặc các tổ chức giáo dục, và chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng:

1. Giới thiệu và Tư vấn: giới thiệu các chương trình học và tư vấn sinh viên về các lựa chọn phù hợp với mục tiêu và nhu cầu học tập của họ.
2. Hỗ trợ Hồ sơ và Giấy tờ: hướng dẫn sinh viên trong việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ du học, bao gồm viết bài luận, thu thập thư từ giới thiệu, và các văn bằng, chứng chỉ cần thiết.
3. Hỗ trợ Tài chính: cung cấp thông tin về các phương thức hỗ trợ tài chính như học bổng, vay vốn, hoặc các chính sách hỗ trợ chi phí học phí.
4. Hỗ trợ Visa và Thủ tục Nhập cảnh: hỗ trợ sinh viên trong việc xin visa và các thủ tục nhập cảnh khác, đảm bảo rằng các thủ tục này được thực hiện một cách thuận lợi và chính xác.
5. Hỗ trợ Sau khi Nhận điều kiện: Sau khi sinh viên nhận được điều kiện nhập học, tiếp tục cung cấp hỗ trợ và tư vấn về cuộc sống và học tập ở nước ngoài.
6. Theo dõi và Đánh giá: Họ theo dõi tiến độ của sinh viên và đảm bảo rằng họ đang tiến triển theo kế hoạch, cung cấp sự hỗ trợ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Nhân viên tư vấn du học không chỉ làm việc tại các công ty tư vấn du học, mà còn có thể tìm thấy tại các trường đại học, cao đẳng hoặc các tổ chức giáo dục khác liên kết với các chương trình du học. Đối với họ, việc giúp đỡ sinh viên đạt được mục tiêu học tập và sự thành công trong sự nghiệp là ưu tiên hàng đầu.

Quy định về tư vấn du học khi hành nghề

Để trở thành chuyên viên tư vấn du học, người lao động cần đáp ứng điều kiện về trình độ là tốt nghiệp đại học trở lên (không quy định bất cứ chuyên ngành nào). Theo quy định mới năm 2021, nhân viên tư vấn du học phải đáp ứng 3 điều kiện sau:

• Tốt nghiệp từ bậc Đại học trở lên
• Có năng lực sử dụng ít nhất 01 ngoại ngữ bậc 4 theo Khung tham chiếu 6 bậc châu Âu hoặc các chứng chỉ ngoại ngữ tương đương.
• Có chứng chỉ nghiệp vụ tư vấn du học được cấp bởi đơn vị có thẩm quyền tổ chức đào tạo và cấp chứng chỉ theo quy định của Bộ GD&ĐT.

Quy trình tư vấn du học gồm những gì?

Việc quyết định du học không chỉ ảnh hưởng đến tương lai của du học sinh mà còn đến sự phát triển và hạnh phúc của gia đình. Để có sự hỗ trợ và cái nhìn tổng thể nhất về quá trình du học, nhiều du học sinh và gia đình quay về các trung tâm tư vấn du học. Dưới đây là một mô hình quy trình tư vấn du học mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Tư vấn và chọn trường và nước du học

• Nhân viên tư vấn du học cung cấp thông tin du học cập nhật, toàn diện và tìm phương án, lập lộ trình du học phù hợp.
• Định hướng nghề nghiệp thông qua kiểm tra tính cách và ngành nghề
• Đánh giá và thẩm định hồ sơ
• Tư vấn cung cấp thông tin về điểm
• Tư vấn cung cấp thông tin tư vấn về điểm đến phù hợp, quốc gia du học, ngành học phù hợp. Yêu cầu về hồ sơ xin học, visa, thông tin tổng hợp về các chi phí du học, lộ trình thời gian…

Bước 2: Tư vấn hồ sơ xin thư mời học và Hồ sơ Visa

• Học viên được hướng dẫn, hỗ trợ để chuẩn bị hồ sơ xin thư mời học.
• Nhân viên tư vấn du học nhận hồ sơ, gửi tới trường nước ngoài để xin thư mời học cho học viên.
• Sau khi có thư mời học, nhân viên tư vấn du học tiếp tục hướng dẫn về thủ tục nộp tiền đặt cọc để xác nhận giữ chỗ, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ xin visa, phỏng vấn visa.
• Hướng dẫn và hỗ trợ phụ huynh và học sinh đến các ngân hàng uy tín để mở sổ tiết kiệm, thực hiện chứng minh thu nhập, chuyển tiền học phí, phí sinh hoạt theo yêu cầu.
• Công ty tư vấn du học có thể nộp hồ sơ visa thay cho học viên theo quy định visa của từng nước.
• Cung cấp thông tin minh bạch và báo cho khách hàng những điểm quan trọng trong hồ sơ xin thư mời học, hồ sơ xin visa của học viên để khách hàng có thể chủ động nắm được lộ trình du học của học viên.

Bước 3: Hướng dẫn chuẩn bị lên đường, nhập học tại nước ngoài

Khi học viên có visa, công ty sẽ có hướng dẫn chi tiết về việc chuẩn bị khi đi du học, danh mục những hành lý mang theo, hướng dẫn xuất nhập cảnh, hòa nhập văn hóa… Ngoài ra còn có một số hỗ trợ về:

• Sắp xếp chỗ ở theo yêu cầu (ký túc xá, homestay …)
• Xe đưa đón sân bay theo nhu cầu
• Hướng dẫn tham dự lễ định hướng của trường
• Thiết lập kết nối với các cộng đồng sinh viên Việt Nam ở nước ngoài

Bước 4: Hỗ trợ trong quá trình du học và sau khi tốt nghiệp 

Trong quá trình học viên du học tại nước ngoài, nhân viên tư vấn vẫn giữ liên lạc với nhà trường và học sinh, phụ huynh để:

• Hỗ trợ vấn đề nếu có
• Cung cấp các dịch vụ liên quan khi cần thiết
• Giúp học sinh giải quyết những khó khăn trong quá trình học tập.
• Thay đổi chỗ ở để ngăn học sinh, hy vọng hoặc gặp học sinh không thích hợp.
• Can thiệp trong trường hợp du học sinh gặp khó khăn trong học tập hoặc vấn đề cá nhân khác như đau ốm, bệnh tật, muốn về thăm nhà…
• Hướng dẫn và hoàn thành các thủ tục xin visa các nước đi du lịch, đi công tác, thăm thân cho gia đình du học sinh.
• Hỗ trợ học nâng cao, tư vấn tìm việc làm thêm, việc làm sau khi tốt nghiệp cho du học sinh

Mức lương của nhân viên tư vấn du học

Mức lương của nhân viên tư vấn du học thường khởi điểm từ khoảng 5 – 7 triệu/tháng, tương đương với các vai trò tư vấn viên khác. Đối với những nhân viên có kinh nghiệm, mức lương có thể tăng lên khoảng 9 – 12 triệu/tháng. Tuy nhiên, tổng thu nhập thực tế của chuyên viên tư vấn du học thường cao hơn, dao động từ 15 – 20 triệu/tháng trở lên.

Điều này là do các khoản phụ cấp và các chính sách thưởng đặc biệt, cùng với việc tính toán KPI (Chỉ số hiệu suất công việc) khi hoàn thành hồ sơ du học. Các khoản phụ cấp này có thể bao gồm phụ cấp đi lại, phụ cấp điện thoại, hoặc các khoản thưởng khác dựa trên hiệu suất làm việc và thành tích cá nhân.

Mức lương cao và các phúc lợi đi kèm không chỉ tạo động lực cho nhân viên mà còn giúp thu hút và giữ chân những nhân viên tài năng trong ngành này. Điều này góp phần vào việc nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ tư vấn du học.

Nghề tư vấn du học có tiềm năng phát triển không?

Với sự gia tăng của nhu cầu du học và làm việc ở các nước phát triển, việc sử dụng các công ty tư vấn du học trở thành lựa chọn an toàn và đáng tin cậy cho du học sinh. Mặc dù công việc nhân viên tư vấn du học không đòi hỏi trình độ cao, nhưng vẫn mở ra nhiều cơ hội phát triển sự nghiệp đáng kể.

Một số người có thể nghĩ rằng với một công việc không yêu cầu trình độ cao như nhân viên tư vấn du học, thì khả năng thăng tiến và phát triển sự nghiệp sẽ hạn chế. Tuy nhiên, thực tế là nhân viên tư vấn du học vẫn có nhiều cơ hội để phát triển sự nghiệp của mình.

Kinh nghiệm làm tư vấn du học

Nắm vững các kinh nghiệm tư vấn du học chính là một yếu tố giúp bạn thành công trong lĩnh vực này. Các thông tin sau sẽ là cẩm nang hữu ích cho những người muốn theo đuổi ngành tư vấn du học.

Trang bị kiến thức chuyên môn

• Bạn cần hiểu kỹ kiến ​​thức liên quan đến du học, các quy trình du học, môi trường sống và thông tin liên quan để cung cấp các đề xuất hợp lý và chính xác nhất. Đây là một trong những kinh nghiệm nhân viên tư vấn du học bắt buộc phải trau dồi.
• Ngoài ra, hãy luôn cập nhật các kiến thức về các thủ tục, trường học, chuyên ngành, chi phí có liên quan… Để nhanh chóng thay đổi và chuẩn bị hành trang tốt nhất cho du học sinh.

Rèn luyện các kỹ năng mềm

• Rèn luyện các kỹ năng mềm là rất cần thiết, bởi vì những kỹ năng này sẽ quyết định khả năng chốt hồ sơ của bạn.
• Những kỹ năng giao tiếp bao gồm thuyết trình, thuyết phục, nghệ thuật ứng xử, đối đáp,… Ngoài ra cần kết hợp với ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe… để tăng thêm sức thuyết phục cho buổi tư vấn.

Phân tích hành vi khách hàng

• Để phân tích nhu cầu của khách hàng, bạn cần kết hợp các kỹ năng quan sát và đánh giá. Phải mất thời gian để đào tạo và cải thiện kinh nghiệm làm tư vấn du học để phân tích nhu cầu của khách hàng.
• Đánh giá nhu cầu của khách hàng một cách chính xác để giúp bạn cung cấp các phương án tư vấn hiệu quả. Phù hợp cho tình trạng tài chính, thời gian của khách hàng.

Tìm kiếm thông tin

• Tư vấn du học giống như ngành sư phạm, cần sự uy tín và chính xác. Do đó để tư vấn tốt cho học sinh và phụ huynh thì tư vấn viên du học cần nắm được các thông tin mới nhất một cách nhanh chóng, chính xác.
• Ngoài đọc tài liệu cập nhật trên website, các nguồn tin chính thống, bạn phải tìm hiểu, liên hệ với các trường để cập nhật chính xác nhất các thông tin để hỗ trợ cho học viên.